Was bedeutet Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen?

Der Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen ist der finale und wichtigste Schritt zur Auszahlung deiner Fördermittel. Ohne diesen Nachweis erhältst du trotz Zusage keinen Cent der beantragten Förderung. In Deutschland wurden 2025 über 2,5 Milliarden Euro an KfW-Förderungen ausgezahlt, doch viele Antragsteller scheitern genau an diesem letzten Schritt.

[fs-toc-h2]1. Definition: Was ist ein Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen?

Der Nachweis ist der offizielle Beleg, dass du die geförderte Maßnahme vollständig und regelkonform durchgeführt hast. Er besteht hauptsächlich aus der sogenannten "Bestätigung nach Durchführung" (BnD), die von einem zertifizierten Energieeffizienz-Experten oder Fachunternehmen erstellt wird.

Diese Bestätigung dokumentiert, dass alle technischen Mindestanforderungen eingehalten wurden, die Arbeiten fachgerecht ausgeführt sind und die Maßnahme den ursprünglichen Förderantrag entspricht. Der Nachweis fungiert somit als Qualitätssicherung und Missbrauchsschutz für die staatlichen Fördermittel.

Zusätzlich zur BnD umfasst der vollständige Nachweis alle Rechnungen über die förderfähigen Kosten, Belege zur Identitätsprüfung sowie je nach Programm weitere spezifische Dokumente wie Meldebestätigungen oder Grundbuchauszüge. Die KfW prüft jeden eingereichten Nachweis sorgfältig, bevor die Auszahlung erfolgt.

[fs-toc-h2]2. Aktuelle Fristen und Verfahren 2025

Die Fristen für die Einreichung des Nachweises sind 2025 strikt geregelt und variieren je nach Kundengruppe. Grundsätzlich hast du nach Erhalt der KfW-Zusage 36 Monate Zeit, dein Vorhaben umzusetzen und den Nachweis einzureichen. Diese Frist ist nicht verlängerbar und führt bei Überschreitung zum vollständigen Verlust der Fördermittel.

Für selbstnutzende Eigentümer von Einfamilienhäusern, deren letzte Rechnung zur Durchführung des Vorhabens vor September 2024 ausgestellt wurde, galt eine verkürzte Frist bis Ende Februar 2025. Vermieter von Einfamilienhäusern und Eigentümer von Eigentumswohnungen in Wohnungseigentümergemeinschaften müssen ihre Nachweise bis Ende September 2025 einreichen, wenn ihre letzte Rechnung vor Ende März 2025 datiert ist.

Seit November 2024 können Eigentümer von Mehrfamilienhäusern sowie Wohnungseigentümergemeinschaften ihre Nachweise vollständig digital über das Kundenportal "Meine KfW" einreichen. Ab März 2025 folgen Unternehmen und weitere Kundengruppen, während Kommunen ab Juni 2025 den digitalen Prozess nutzen können. Mit unserem KfW-Antragsservice kannst du den aktuellen Status deiner Förderung verfolgen und wichtige Fristen im Blick behalten.

[fs-toc-h2]3. Bestätigung nach Durchführung (BnD): Das Herzstück des Nachweises

Die Bestätigung nach Durchführung ist das zentrale Element des Verwendungsnachweises bei KfW-Förderungen. Sie kann ausschließlich von einem bei der Deutschen Energie-Agentur (dena) gelisteten Energieeffizienz-Experten oder einem qualifizierten Fachunternehmen erstellt werden, das über die entsprechende Zertifizierung verfügt.

Diese Fachleute bestätigen mit der BnD nicht nur die ordnungsgemäße Durchführung der Maßnahme, sondern übernehmen auch eine rechtliche Haftung für ihre Angaben. Sie müssen vor Ort prüfen, ob alle technischen Mindestanforderungen erfüllt wurden, die verwendeten Materialien den Spezifikationen entsprechen und die Arbeiten fachgerecht ausgeführt sind.

Jede BnD erhält eine eindeutige Identifikationsnummer (BnD-ID) und ist ab Erstellung 12 Monate gültig. Diese begrenzte Gültigkeit unterstreicht die Wichtigkeit einer zeitnahen Einreichung des Verwendungsnachweises bei KfW-Förderungen. Nach Ablauf der 12-Monats-Frist muss eine neue BnD erstellt werden, was zusätzliche Kosten und Verzögerungen verursacht.

Wichtig: Die BnD kann nur erstellt werden, wenn alle förderrelevanten Arbeiten vollständig abgeschlossen sind. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen sind in der Regel nicht möglich, weshalb eine sorgfältige Planung und Koordination aller Beteiligten essentiell ist.

[fs-toc-h2]4. Erforderliche Dokumente: Was du für den Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen brauchst

Neben der Bestätigung nach Durchführung sind weitere Dokumente für einen vollständigen Nachweis erforderlich. Diese variieren je nach Förderprogramm und persönlicher Situation, aber einige Unterlagen werden grundsätzlich benötigt.

Alle Rechnungen über die förderfähigen Gesamtkosten und Leistungen müssen vollständig und korrekt eingereicht werden. Besonders wichtig ist, dass auf den Rechnungen die korrekte Adresse des geförderten Objekts angegeben ist und alle Materialien und Arbeiten detailliert aufgeführt sind. Die Rechnungen müssen den steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen und eindeutig dem geförderten Vorhaben zugeordnet werden können.

Für selbstnutzende Eigentümer ist eine aktuelle amtliche Meldebestätigung erforderlich, aus der hervorgeht, dass das geförderte Wohneigentum zum Zeitpunkt der Antragstellung die alleinige Wohnung oder Hauptwohnung darstellt. Ein aktueller Grundbuchauszug mit Angaben zum Wohneigentum und den Eigentümern rundet die Grundausstattung ab.

Bei Inanspruchnahme spezieller Boni wie dem Klimageschwindigkeits- oder Einkommensbonus sind zusätzliche Nachweise erforderlich. Der Einkommensbonus beispielsweise erfordert Einkommenssteuerbescheide der letzten beiden Jahre, um das zu versteuernde Haushaltseinkommen zu belegen. Mit unserem Förder-Dokumenten-Checker kannst du prüfen, welche Unterlagen für deine spezielle Situation benötigt werden.

[fs-toc-h2]5. Digitaler Einreichungsprozess über "Meine KfW"

Der digitale Einreichungsprozess für die Nachweisunterlagen wurde 2024 und 2025 erheblich vereinfacht und für die meisten Kundengruppen vollständig automatisiert. Das Kundenportal "Meine KfW" ermöglicht eine sichere, schnelle und transparente Abwicklung des gesamten Nachweisverfahrens.

Nach der Registrierung im Portal musst du zunächst deine Identität bestätigen. Hierfür stehen drei Verfahren zur Verfügung: der bevorzugte SCHUFA-Identitäts-Check, eine Video-Identifizierung von zu Hause aus oder das klassische PostIdent-Verfahren in einer Postfiliale. Der SCHUFA-Check ist meist innerhalb weniger Minuten abgeschlossen und ermöglicht den schnellsten Zugang.

Anschließend lädst du die BnD-ID sowie alle erforderlichen Dokumente als PDF-Dateien hoch. Das System prüft automatisch die Vollständigkeit und weist auf fehlende Unterlagen hin. Nach der erfolgreichen Einreichung der Nachweise erhältst du eine Bestätigung und kannst den Bearbeitungsstand jederzeit online verfolgen.

Die KfW prüft in der Regel innerhalb von 4 bis 6 Wochen alle eingereichten Nachweise. Bei positiver Prüfung erfolgt die Auszahlung meist zum Ende des auf die Prüfung folgenden Monats. Den genauen Auszahlungstermin findest du in der Auszahlungsbestätigung, die automatisch in deinem Portal hinterlegt wird.

[fs-toc-h2]6. Häufige Fehler beim Nachweis und wie du sie vermeidest

Viele Antragsteller scheitern bei der Nachweiseinreichung an vermeidbaren Fehlern, die zu Verzögerungen oder sogar zur Ablehnung der Förderung führen können. Der häufigste Fehler ist die Überschreitung der 12-Monats-Gültigkeit der BnD, die eine komplette Neuerstellung erforderlich macht.

Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen sind ein weiteres großes Problem. Besonders kritisch ist die falsche Objektadresse auf den Rechnungen oder die unvollständige Auflistung der durchgeführten Arbeiten. Auch die Verwendung von Rechnungen, die nicht den steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen, führt regelmäßig zur Ablehnung des Nachweises.

Nachträgliche Änderungen am ursprünglichen Vorhaben sind grundsätzlich problematisch und müssen bereits bei der BnD-Erstellung berücksichtigt werden. Wer beispielsweise eine andere Heizungsanlage einbaut als ursprünglich beantragt, riskiert eine Reduzierung der Förderung oder sogar den kompletten Wegfall der Unterstützung.

Praxis-Tipp: Plane die Nachweiseinreichung von Anfang an mit und besprich bereits bei Projektbeginn mit deinem Energieeffizienz-Experten oder Fachunternehmen alle erforderlichen Schritte. Führe während der Bauphase eine lückenlose Dokumentation aller Arbeiten und sammle alle Belege systematisch. Mit unserem Fehlercheck-Tool kannst du vor der Einreichung prüfen, ob alle Anforderungen erfüllt sind.

[fs-toc-h2]7. Aktuelle Förderprogramme und Nachweispflicht 2025

Die wichtigsten KfW-Förderprogramme 2025 erfordern alle einen ordnungsgemäßen Nachweis, unterscheiden sich aber in den spezifischen Anforderungen und Nachweisverfahren. Die Heizungsförderung (Programm 458) bietet Zuschüsse bis zu 70 Prozent und ist das derzeit meistgenutzte Förderprogramm.

Bei der Heizungsförderung ist die Nachweispflicht besonders streng geregelt, da hohe Fördersummen ausgezahlt werden. Neben der BnD sind hier oft zusätzliche Nachweise für Boni erforderlich, beispielsweise für den Klimageschwindigkeitsbonus oder den Einkommensbonus. Die maximale Fördersumme liegt bei 23.500 Euro pro Wohneinheit, was die gründliche Prüfung der Nachweise erklärt.

Die Sanierungsförderung "Wohngebäude - Kredit" (Programm 261) bietet zinsgünstige Darlehen bis zu 150.000 Euro pro Wohneinheit mit Tilgungszuschüssen bis zu 45 Prozent. Hier ist die Nachweispflicht an das Erreichen bestimmter Effizienzhaus-Standards gekoppelt, die durch umfangreiche energetische Berechnungen nachgewiesen werden müssen.

Das Programm "Wohneigentum für Familien" (KfW 300) richtet sich an Haushalte mit Kindern und bietet besonders günstige Kreditkonditionen. Der Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen umfasst hier auch den Nachweis der Selbstnutzung und die Bestätigung der Haushaltszusammensetzung über mindestens fünf Jahre. Mit unserem KfW-Programmvergleich findest du die passende Förderung für dein Vorhaben und erhältst alle wichtigen Informationen zu den jeweiligen Nachweispflichten.

[fs-toc-h2]8. Fristen und Verlängerungen: Was du beachten musst

Die Einhaltung der Fristen für den Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen ist absolut kritisch, da eine Überschreitung grundsätzlich zum Verlust der gesamten Förderung führt. Die Standardfrist von 36 Monaten nach Zusage kann unter bestimmten Umständen verlängert werden, allerdings nur bei rechtzeitiger Beantragung und nachvollziehbaren Gründen.

Eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums ist maximal um 24 Monate auf insgesamt 48 Monate möglich. Die Beantragung muss jedoch vor Ablauf der ursprünglichen Frist erfolgen und ist kostenpflichtig. Häufige Gründe für Verlängerungen sind Bauverzögerungen aufgrund von Materialengpässen, Lieferschwierigkeiten oder behördlichen Genehmigungsverfahren.

Für Anträge, die bis einschließlich 31. August 2024 gestellt wurden, galten besondere Übergangsregelungen. War die letzte Rechnung zur Durchführung des Projekts vor September 2024 ausgestellt worden, galt für die Einreichung eine verkürzte Frist von sechs Monaten ab dem 1. September 2024. Diese Sonderregelung entsprach dem schrittweisen Aufbau der digitalen Infrastruktur bei der KfW.

Wichtiger Hinweis: Bei drohender Fristüberschreitung solltest du sofort mit der KfW-Hotline (0800 539 9013) Kontakt aufnehmen. Eine nachträgliche Beantragung der Verlängerung nach Fristablauf ist grundsätzlich nicht möglich, und die Nachweise können dann nicht mehr eingereicht werden.

[fs-toc-h2]9. FAQ: Die 5 häufigsten Fragen zum Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen

1. Wie lange dauert die Prüfung des Verwendungsnachweises bei der KfW?

Die KfW benötigt in der Regel 4 bis 6 Wochen für die Prüfung des eingereichten Verwendungsnachweises bei KfW-Förderungen. Bei vollständigen und korrekten Unterlagen kann die Bearbeitung auch schneller erfolgen, während unvollständige Nachweise oder Rückfragen die Prüfung deutlich verlängern können. Nach positiver Prüfung erfolgt die Auszahlung meist zum Ende des Folgemonats.

2. Was passiert, wenn die BnD abläuft, bevor ich den Nachweis einreichen kann?

Wenn die 12-Monats-Gültigkeit der BnD überschritten ist, muss eine neue Bestätigung nach Durchführung erstellt werden. Dies verursacht zusätzliche Kosten von 300 bis 800 Euro und kann zu Verzögerungen führen. Der ursprüngliche Energieeffizienz-Experte oder ein anderer qualifizierter Fachmann muss das Objekt erneut prüfen und eine neue BnD mit aktueller ID ausstellen.

3. Kann ich den Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen auch ohne digitales Portal einreichen?

Nein, seit 2024 ist die digitale Einreichung über das Kundenportal "Meine KfW" für alle privaten Antragsteller verpflichtend. Lediglich in begründeten Ausnahmefällen, etwa bei fehlender Internetverbindung oder körperlichen Einschränkungen, sind alternative Wege möglich. In solchen Fällen solltest du dich direkt an die KfW-Hotline wenden.

4. Was mache ich, wenn meine Rechnungen Fehler enthalten oder unvollständig sind?

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen führen zur Ablehnung des Verwendungsnachweises bei KfW-Förderungen. Du musst dann vom ausführenden Unternehmen korrigierte oder ergänzende Rechnungen anfordern. Dies kann mehrere Wochen dauern und zu Fristproblemen führen. Deshalb solltest du alle Rechnungen bereits vor Einreichung sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.

5. Werden beim Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen auch Materialien vor Ort geprüft?

In der Regel erfolgt keine physische Kontrolle der verbauten Materialien durch die KfW. Die Prüfung basiert auf den eingereichten Dokumenten, insbesondere der BnD und den Rechnungen. Allerdings kann die KfW stichprobenartig Vor-Ort-Kontrollen durchführen oder externe Sachverständige beauftragen. Bei festgestellten Mängeln können Fördermittel zurückgefordert werden, weshalb die korrekte Ausführung aller Arbeiten essentiell ist.

[fs-toc-h2] Fazit

Der Verwendungsnachweis bei KfW-Förderungen ist der entscheidende letzte Schritt zur Auszahlung deiner Fördermittel. Die Bestätigung nach Durchführung (BnD) durch qualifizierte Experten, vollständige Rechnungsunterlagen und die fristgerechte digitale Einreichung über "Meine KfW" sind dabei essentiell. Mit sorgfältiger Planung, professioneller Begleitung und unserem KfW-Komplettservice kannst du Fehler vermeiden und deine Förderung sicher erhalten.